Normy ISO 9001 - dokumentacja, wymagania i procedury

Normy zarządzania jakością wymagają aby systemy zarządzania jakością miały postać udokumentowaną. Normy ISO 9001 są niezwykle popularne na całym świecie, a ich spełnienie daje przedsiębiorstwu liczne korzyści.

Dokumentacja ISO 9001 - norma zarządzania jakością

Normy ISO 9001 są niezwykle popularne na całym świecie, a ich spełnienie daje przedsiębiorstwu liczne korzyści. Jednym z elementów koniecznych do spełnienia wymagań norm ISO 9001 jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji. Dokumentacji tej poświęciliśmy nasz artykuł. Na piszemy w nim jak wygląda dokumentacja ISO 9001. Napiszemy też z jaką dokumentacją wiąże się audyt wewnętrzny ISO 9001, jaka dokumentacja powstaje zanim przeprowadzony zostanie audyt wewnętrzny ISO 9001, jaka dokumentacja powstaje podczas audytu wewnętrznego ISO 9001 i jaka dokumentacja powstaje po tym jak przeprowadzono audyt wewnętrzny ISO 9001.

Normy zarządzania jakością wymagają aby systemy zarządzania jakością miały postać udokumentowaną. Istnieje szereg czynników którymi należy kierować się podczas dokumentowania systemu jakości. Czynniki te to wielkość zatrudnienia, charakter prowadzonej działalności, rodzaj i stopień skomplikowania realizowanych procesów, kompetencje, umiejętności i uprawnienia pracowników, normy i zwyczaje obowiązujące w danej organizacji oraz dotychczasowe sposoby komunikowania się stosowane w danej organizacji.

Zalety posiadania dokumentacji ISO 9001

Opracowanie dokumentacji ISO 9001 przynosi organizacji szereg korzyści. Istnienie dokumentacji ISO 9001 czyni organizacje racjonalną i przejrzystą. Jasny podział kompetencji pomiędzy działami przyczynia się do rozwoju współpracy pomiędzy nimi. Udokumentowanie zależności pomiędzy działami i stanowiskami umożliwia zachowanie struktury funkcjonalno-organizacyjnej pomimo zmian personalnych w organizacji.

Ustalenie spójnych i sprawdzonych metod doboru, kwalifikacji i szkoleń personelu poprawia strukturę personalną organizacji. Przejrzystość zasad panujących w organizacji sprawia, że jej pracownicy są zmotywowani do wysiłku i współpracy na jej rzecz. Istnienie ustalonych, zawartych w dokumentacji zasad ułatwia wprowadzanie pracowników w operacje, procesy oraz działania. Zawarcie w dokumentacji standardów dotyczących stanu organizacji i przebiegu procesów ułatwia ich utrzymywanie co wpływa na wysoką jakość produktów.

Niemniej ważna jest funkcja dowodowa dokumentacji ISO 9001. W teorii powinna być to funkcja pomocnicza często jednak okazuje się ona podstawową funkcją, jaką pełni. Dokumentacja stanowić może między innymi dowód spełnienia wymagań dotyczących ochrony środowiska, odpowiedzialność producenta za wybór i inne czynniki. Dokumentacja ISO 9001 jest też często niezbędna aby organizacja została uznana za godna zaufania przez swoich klientów oraz przez organy zajmujące się certyfikacją.

Każda organizacja powinna posiadać standardy dotyczące przeprowadzanych w niej procesów i innych działań. Standard to typowy sposób działania uważany w organizacji za najlepszy w danej sytuacji.  Standardy powinny zostać zapisane w dokumentacji ponieważ jedynie w takiej sytuacji możliwe jest ich zachowanie w ramach całej organizacji.

Dokumentacja ISO 9001 bardzo przydatna jest również podczas audytów wewnętrznych ISO 9001 i audytów zewnętrznych ISO 9001 stanowiących istotny element spełnienia wymagań tych norm. Audyt wewnętrzny ISO 9001 wiąże się z przeprowadzeniem wielu czynności, a przegląd dokumentacji ISO 9001 oraz raportów z poprzednich audytów wewnętrznych ISO 9001 jest jedną z nich.

 

Audyt wewnętrzny ISO 9001 - dokumentacja 

Podczas wspomnianych audytów wewnętrznych ISO 9001 powstaje duża ilość dokumentacji. Przed przeprowadzeniem audytu wewnętrznego ISO 9001 powstaje plan audytu wewnętrznego ISO 9001 oraz listy kontrolne. Podczas samego audytu wewnętrznego ISO 9001 powstają notatki dotyczące zauważonych niezgodności. Po audycie ISO 9001 powstaje raport z audytu wewnętrznego ISO 9001. Jak widać audyt wewnętrzny ISO 9001 wiąże się z powstaniem niemałej ilości dokumentacji dotyczącej audytu wewnętrznego ISO 9001 niemniej jest jej znacząco mniej od tej, która powstaje podczas audytów zewnętrznych ISO 9001. Jest tak ponieważ audyt zewnętrzny ISO 9001 jest dużo bardziej sformalizowany niż audyt wewnętrzny ISO 9001. Podczas audytu zewnętrznego ISO 9001 konieczne jest przestrzeganie wielu wymogów formalnych, których spełnienie nie jest konieczne jeśli przeprowadzany jest audyt wewnętrzny ISO 9001.

Struktura dokumentacji ISO 9001

Dokumenty dotyczące organizacji uporządkować można w hierarchiczny sposób w którym najwyżej będą dokumenty ogólne dotyczące celu dla którego dana spółka istnieje (statut spółki, jej wizja, cele i polityka), a najniżej instrukcje dla szeregowych pracowników dotyczące standardów wykonywania konkretnych czynności (instrukcje robocze, formularze, plany jakości, dokumentacja księgowa i techniczna). Dokumenty mogą być podzielone na wewnętrzne (zarządzenia zarządu, regulaminy organizacyjne itp.) i zewnętrzne (normy, instrukcje obsługi).

Polityka jakości ISO 9001

Jednym z podstawowych dokumentów dotyczących zarządzania jakością jest polityka jakości. Polityka ta zawiera intencje i kierunki działania organizacji dotyczące jakości. W dokumencie tym wspomniane intencje i kierunki formalnie wyrażane są przez najwyższe kierownictwo danej organizacji.

W dokumencie tym powinny zostać zawarte dane na temat celów dotyczących pozycji organizacji w stosunku do klientów oraz konkurencji, ogólnych celów związanych z jakością, zasad postępowania pracowników w zakresie jakości, priorytetów dotyczących jakości, wymagań dotyczących jakości, form współpracy z dostawcami i klientami oraz metod oceny jakości produktów.

W polityce jakości powinny zostać zawarte również zobowiązania firmy. Zobowiązania te powinny dotyczyć regularnych przeglądów dokumentacji, ciągłego doskonalenia, rozwoju i spełniania wymagań klientów, prawa oraz swoich własnych, a także ciągłego doskonalenia i rozwoju systemu zarządzania jakością.

W prawidłowo sformułowanej polityce jakości powinny znaleźć się również informacje dotyczące rozumienia jakości w danej organizacji, sposobów jej mierzenia, przyczyn dla których uważana jest ona za istotną, osób odpowiedzialnych za jakość, oraz zakresu odpowiedzialności za kwestie jakości pracy, wyrobów i usług.

Polityka jakości powinna zostać wyrażona w sposób umożliwiający wyznaczenie ambitnych, ale równocześnie realnych celów. Cele te powinny uwzględniać za równo interesy pracowników firmy jak i jej klientów.

Istnieje wiele czynników, które powinny zostać wzięte pod uwagę podczas ustalania celów dotyczących jakości. Są to między innymi potrzeby organizacji i rynków na których działa, stopień realizacji obecnych procesów, wyniki samooceny, wyniki analiz podmiotów konkurencyjnych, istniejące potencjały do doskonalenia organizacji i środki, które niezbędne są do realizacji wymienionych wcześniej celów.

Dla różnych stanowisk i szczebli organizacji powinny zostać ustanowione różne cele jakościowe. Wszystkie ustalone cele powinny być mierzalne i pozostawać w zgodzie z polityką jakości organizacji.

Polityka jakości powinna być regularnie przeglądana pod kątem jej aktualności i przydatności.

Księga jakości ISO 9001

Podstawowym oraz najważniejszym dokumentem systemu zarządzania jakością powinna być księga jakości. Księga ta stanowi źródło informacji niezbędnych do wprowadzenia oraz utrzymania systemu jakości. Księga jakości określa system zarządzania jakością stosowany w organizacji. Termin księga jakości stosowany jest za równo wewnątrz jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa.

Istnieje szereg informacji, które powinny zostać zawarte w księdze jakości. Są to między innymi stosowana w organizacji polityka jakości, cele dotyczące jakości, opisy i wzajemne powiązania procesów, struktura organizacji w tym również zakres odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych jej członków, opis systemu jakości w tym również ustaleń i elementów w nim zawartych oraz działania dotyczące jakości podejmowane w ramach organizacji. Księga jakości obejmować powinna również informacje na temat dokumentacji dotyczącej systemów jakości w tym jej struktury oraz zasad regulujących jej dystrybuowanie.

Główną i najważniejszą częścią księgi jakości jest opis stosowanego systemu zarządzania jakością, jego wdrożenia, przebiegu i stosowanych procedur. Księga jakości opisuje metody stosowane przez organizacje w celu spełnienia celów organizacji dotyczących jakości.

To jak duża jest księga jakości pod względem formatu i objętości uzależnione jest od tego jakie są potrzeby przedsiębiorstwa. Decyzje w tej kwestii podejmowane są przez zespół powołany do redagowania tej księgi.

Księga jakości powinna być napisana w sposób zwięzły, jasny i jednoznaczny. Budowa Księgi jakości, jej podział na rozdziały, zastosowany układ graficzny stron, oraz ich numeracja, powinny umożliwiać  łatwe wprowadzanie w niej zmian lub wymianę znajdujących się w niej kart. W księdze jakości powinny zostać opisane wszystkie elementy składające się na system zarządzania jakością.

W tym momencie pojawia się pytanie jaki powinien być układ księgi jakości. Może ona opisywać poszczególne, zidentyfikowane w organizacji procesy. Najczęściej jednak redagowana jest ona według wymagań znajdujących w kolejnych punktach norm ISO.

Ze względu na fakt, że do informacji zawartych w księdze jakości będą miały dostęp podmioty zewnętrzne nie należy uwzględniać w nich knowhow firmy ani informacji objętych tajemnicą.

Procedury ISO 9001

Ważną częścią księgi jakości procedury ogólne, systemowe i organizacyjne. Procedury są ustalonymi sposobami przeprowadzania działań oraz procesów. Procedury umożliwiają działanie w zgodzie z wcześniejszymi ustaleniami. W celu zachowania procedur konieczne jest ich odpowiednie udokumentowanie.

Dokumentacja dotycząca procedur powinna zawierać cele i zakres danej procedury, czynności, które powinny zostać podjęte w ramach procedury, osoby które powinny wykonać te czynności, czas, sposób i miejsce wykonania tych czynności, przedmioty niezbędne do wykonania danej procedury oraz metody kontroli prawidłowego wykonania procedur.

Procedury mogą dotyczyć nadzorowania dokumentów i zapisów, audytów wewnętrznych ISO 9001, nadzoru nad niezgodnymi z normami wyrobami, oraz działań korygujących i zapobiegawczych.

Procedury powinny być uzgodnione, dostępne dla całego personelu i zrozumiałe dla wszystkich osób, których dotyczą. Poszczególne procedury powinny posiadać tą samą formą graficzną. Znajdujące się w nich oznaczenia powinny umożliwiać łatwe zidentyfikowanie, zaktualizowanie i nadzór nad procedurą. Oznaczenia te powinny zawierać tytuły, numerów identyfikacyjnych, daty wydania, edycji i inne tego typu dane.

Instrukcje ISO 9001

Instrukcje są dokumentami tworzonymi i przeznaczonymi wyłącznie do użytku wewnętrznego.

Instrukcje zawierają sposób w który powinna zostać wykonana dana praca, materiały, narzędzia i urządzenia niezbędne do wykonania danej pracy, informacje na temat osób wykonujących dane czynności, informacje na temat warunków, których spełnienie niezbędne jest dla zachowania powtarzalności operacji oraz zasady dotyczące dokumentowania operacji, ich oceny i rejestracji. Poziom uszczegółowienia instrukcji może być inny dla każdej procedury dla której powstały i powinien być dostosowany do kwalifikacji oraz poziomu wykształcenia pracowników.

Plany jakości ISO 9001

Procedury określają w jaki sposób powinny być wykonane dane czynności, ale jakie procedury i przez kogo powinny zostać zastosowane w danej sytuacji? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w planach jakości. Plany jakości są pomostem pomiędzy szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi wyrobu lub projektu a ogólnymi procedurami zarzadzania jakością.

Zapisy ISO 9001

Podjęte działania powinny znajdować odzwierciedlenie w dokumentach. Dokumenty w których znalazły się te rezultaty nazywane są zapisami. Zapisy dostarczają informacji na temat stopnia osiągnięcia celów jakości, stopnia zadowolenia lub niezadowolenia klienta, wpływu systemu jakości na doskonalenie usług, analiz których celem jest określenie tendencji dotyczących jakości, prawidłowości wykonywania swojej pracy przez dostawców, umiejętnościach oraz szkoleniach, które przeszedł personel i pozycji zajmowanej przez organizacje na rynku.

W zależności od rodzaju działalności prowadzonej przez organizacje może również okazać się konieczne zawarcie zapisów takich jak karty kontroli procesów, atesty jakości, świadectwa kalibracji, listy kwalifikowanych dostawców i wyniki badań rynkowych.

Zapisy powinny zostać zatwierdzone przez odpowiednie osoby. Powinny być one przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie i chroniący przed ryzykiem zaginięcia, uszkodzenia lub zniszczenia podczas ich przechowywania. Zasady dostępności zapisów dotyczących jakości powinny zostać określone przez kierownictwo.

iso 9001 dokumentacja wymagania procedury norma zarządzania jakością ddd zalety iso

Odkażanie

Zabiegi dezynfekcji (odkażania) mają na celu wyeliminowanie jak największej ilości drobnoustrojów z dezynfekowanej powierzchni. Więcej »

Roztoczek nagi

Roztoczek nagi jest gatunkiem roztoczy z rodziny roztoczkowatych i występuje głównie w magazynach. Robak ten magazynowy żeruje w ziarnach pszenicy i jęczmienia, mące, przyprawach kuchennych i suszonych ziołach. Więcej »

Karaluchy - jak się ich pozbyć?

Karaluchy towarzyszą ludzkości od zawsze. Początkowo poszukiwane dobro, lecz kiedy rozwinęło się rolnictwo ich obecność stała się uciążliwa. Więcej »

Barszcz Sosnowskiego - usuwanie zagrożenia

Roślina od dłuższego czasu występująca w Polsce, jednak od niedawna stanowi problem. Jest bardzo dużym zagrożeniem dla wszystkich osób. Więcej »

Sektor spożywczo - przemysłowy

Sektor spożywczy jest branżą szczególnie narażoną na obecność szkodników. Gryzonie, insekty, a nawet ptaki znajdują w zakładach przetwórstwa spożywczego wszystko co jest im do życia potrzebne tj. wodę, pożywienie i schronienie. Zadaniem firm DDD jest zapobieganie, do tego stopnia w jakim jest to wykonalne, dostępu szkodników na teren zakładu. Warunkiem wstępnym dla procedur HACCP jest zwalczanie szkodników wg Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) dla branży spożywczej.

Więcej »

Sektor rolniczy

Zabiegi DDD są bardzo istotne dla rolnictwa. Regularnie wykonywane zabiegi dezynfekcji w pomieszczeniach inwentarskich jak np. kurniki czy chlewnie mają pozytywny wpływ na wynik finalny chowu. Równie istotna dla takich miejsc jest odpowiednia deratyzacja. Dzięki odpowiednim zabiegom DDD zwiększa się przyrost masy zwierząt, zmniejsza się zachorowalność.

Więcej »

Sektor klienta indywidualnego

Bardzo obszerną grupę naszych klientów stanowią klienci indywidualni. Specjalnie dla Państwa przeprowadzamy zabiegi odkomarzania w ogrodach, na działkach wypoczynkowych, polach namiotowych. Dużym zagrożeniem dla osób uczulonych na jad są m.in. szerszenie i osy. Zajmujemy się usuwaniem gniazd tych owadów. Jeśli dotyczy Państwa któryś z powyższych problemów zapraszamy do kontaktu, na pewno pozbędziemy się go raz na zawsze!

Więcej »

Sektor użyteczności publicznej

Miejsca użyteczności publicznej jak przychodnie, hotele, przedszkola, restauracje są miejscami, w których większą uwagę należy poświęcić dezynfekcji głównie ze względu na liczbę osób tam przebywających. Dbając o dobro tych osób należy regularnie wykonywać odkażanie, szczególnie toalet, kuchni. Dodatkowo w restauracjach oraz hotelach wykonuje się deratyzację, obowiązkowo w tych, w których obowiązuje HACCP.

Więcej »